Ein Berg an Arbeit? So kriegst du ihn klein.

Erstmal in Ruhe nachdenken

Wie gestresst du dich auch fühlst: Nimm dir zuerst etwas Zeit und versuche, Abstand zu gewinnen. Betrachte die Dinge aus verschiedenen Blickwinkeln und plane dein Vorgehen.

Eins nach dem anderen

Der Königsweg für den Umgang mit einem Berg an Arbeit heißt „Schritt für Schritt“. Es hilft, einen klaren Weg zu gehen und sich nicht zu verzetteln. Mach einen Schritt nach dem anderen, aber nicht zwei gleichzeitig.

Fokus: Lösungsorientierung

Lösungsorientierte Menschen erkennen, dass Erfolg nicht aus Fehlerlosigkeit entsteht, sondern aus der Fähigkeit, pragmatisch und kreativ zu handeln und dabei Aufwand und Ergebnis in ein vernünftiges Maß zu bringen. Lege den Fokus auf das Machbare.

Ein Beispiel, drei Szenarien

Schauen wir uns eine Beispiel-Situation an und drei Möglichkeiten, die Sache anzugehen:

Du kommst hungrig nach Hause, willst die Präsentation für morgen nochmal durchsehen, musst unbedingt noch ein Last-Minute-Geschenk besorgen, außerdem die Bahntickets fürs Wochenende buchen und auf jeden Fall deine Mutter zurückrufen? Und es ist 21 Uhr?

Szenario 1:
Du schnappst dir etwas aus dem Kühlschrank, wählst dabei die Nummer deiner Mutter, hörst ihr mit vollem Mund und halbem Ohr zu und versuchst gleichzeitig, das Bahnticket zu buchen. Dabei musst du mehrmals von vorne anfangen, weil du nicht bei der Sache bist. 21:45 Uhr: Du setzt dich an die Präsentation, kriegst aber nicht viel hin, weil du ständig daran denkst, was du auf die Schnelle noch zum Geburtstag besorgen kannst. 23:00 Uhr: Du hast nichts geschafft und stellst den Wecker auf 6 Uhr.

Szenario 2:
Du setzt dich vor den Rechner und versuchst zuerst, die Präsentation vorzubereiten, schließlich ist das am wichtigsten. 21:15 Uhr: Du willst dir schnell etwas zu essen holen. Dabei fällt dir deine Mutter ein. Später! 21: 30 Uhr: Du hast noch Hunger und gehst nochmal zum Kühlschrank. 21: 20 Uhr: Irgendwie kannst du dich nicht auf die Präsentation konzentrieren. Aber das Geschenk: Was könnte ich nur…? Du schaust in mehreren Online-Shops. 23:30 Uhr: Du bist todmüde und unzufrieden. Du stellst den Wecker auf 5 Uhr.

Szenario 3:
Weil hungrig gar nichts geht, kümmerst du dich zuerst um dich: Du isst in Ruhe und überlegst dir, was du als Nächstes tust. 21:30 Uhr: Du rufst kurz deine Mutter an, um ihr zu sagen, dass du an sie denkst und am Wochenende länger mit ihr telefonierst. 21:35 Uhr: Du buchst dein Bahnticket und gleich noch eins – als Geburtstagsgeschenk. Um ein gemeinsames Event kümmerst du dich später. 21:45: Du gibst dir 45 Minuten, um die Präsentation glattzuziehen. 22:15: Du machst eine kurze Pause. 22:30: Es ginge noch besser, aber dein Schlaf ist dir wichtig. Du stellst den Wecker auf 7:30 Uhr.

Was kannst du anders machen, wenn dir die ersten beiden Beispiele vertraut vorkommen?

• Abstand gewinnen und die Situation überdenken: Ein (grober) Plan ist besser als blinder Aktionismus.
• Eins nach dem anderen tun: Multitasking bringt nichts.
• Deine Grundbedürfnisse (gute Ernährung, Schlaf, regelmäßige Pausen) stehen an erster Stelle.
• Du kannst deine Situation offen ansprechen und darfst mit Verständnis rechnen.
• Kreative Lösungen entstehen, wenn du lösungsorientiert denkst.
• Du musst nicht perfekt sein. Gut reicht völlig.
• Nach Phasen der Belastung solltest du dir Ruhe gönnen.

Was kannst du tun, damit der Berg gar nicht erst so groß wird?

• Deine Zeit gut planen. Pausen und Auszeiten unbedingt einkalkulieren.
• Regelmäßig essen, um Heißhunger vorzubeugen.
• Ausreichend schlafen, Sport treiben: So kannst du mit Belastungen besser umgehen
• Die Arbeit grundsätzlich im Büro lassen.
• Vorausschauend denken: z. B. dich um Geschenke, Bahntickets etc. rechtzeitig kümmern.
• Andere um Unterstützung bitten, bevor dir alles zu viel wird.

Selbstorganisation hilft

Alle Aufgaben schriftlich kurz formulieren
Das wichtigste bei der Arbeitsorganisation ist es, sich selbst einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben zu verschaffen. Und dazu ist es notwendig, die Aufgaben kurz schriftlich zu formulieren. Dazu reichen kurze Stichworte vollkommen aus. Das schriftliche Fixieren entlastet den Kopf und bewahrt Sie vor dem Risiko, dass vor lauter neuen auf Sie hereinprasselnden Anfragen etwas Wichtiges – und sei es nur vorübergehend – in Vergessenheit gerät.

Organisation organisieren – und zwar regelmäßig
Dieses schriftliche Fixieren der Aufgaben sollten zu einer fixen Routine werden. Nimm dir daher täglich wenige Minuten Zeit, um deine Aufgaben zu überblicken – und zwar zu Beginn und gegen Ende des Arbeitstages. So verschaffst du dir morgens einen Überblick, was zu tun ist. Entlaste dich abends mental, indem du dich selbst vergewisserst, dass auch der morgige Arbeitstag schon organisiert ist. Das hilft, um sich davor zu schützen, die Arbeit mit in den Feierabend zu nehmen.

Zusätzliche Wochenplanung
In vielen Berufen ist es zudem sinnvoll, nicht nur den Tag, sondern auch die Woche zu planen. Nimm dir daher im Laufe des Montagvormittags Zeit, um die zu erledigenden Aufgaben auf bestimmte Wochentage zu verteilen. Was muss schnell erledigt werden? Wofür bist du auf die Unterstützung von Kollegen oder externen Partnern angewiesen? Diese Aufgaben musst du natürlich zuerst anpacken. Wofür brauchst du etwas länger – und vor allem Ruhe und Konzentration? Solch eine Aufgabe legt man am besten auf einen Tag, an dem keine zeitraubenden Besprechungen anberaumt sind.

Je einfacher, desto besser
Grundsätzlich gilt: Ein Selbstorganisationssystem sollte so einfach wie möglich sein. Denn nur dann wirst du es auch beibehalten, wenn es hektisch wird. Besonders beliebt sind daher die so genannten To-do-Listen. Diese Listen haben jedoch einen Nachteil: Sie können schnell zu einer unorganisierten Zettelwirtschaft führen – und wie schnell hat man einen einzelnen Zettel verlegt? Besser ist es daher, sich ein To-do-Buch anzulegen. Ein einfaches, kleines Schulheft reicht vollkommen aus.

Finde heraus, welche Methode am besten zu dir passt
Nicht alle Methoden der Selbstorganisation passen zu jedem Menschen und jedem Berufsbild gleichermaßen. Möglicherweise kommen Sie mit dem To-do-Buch nicht zurecht, dafür aber mit einem Erinnerungssystem oder einer Kalenderfunktion im Smartphone? Probiere es aus!