Grafik mit überforderten Mann
Grafik mit überforderten Mann

Struktur im Arbeitsalltag

Nervosität macht sich breit. Der Berg unerledigter Aufgaben türmt sich auf. Dabei sollte er doch eigentlich kleiner werden. Wie kann das trotz eifriger Tätigkeit sein? Oft helfen schon einige Kniffe, dieses Phänomen zu begrenzen oder ihm gar Abhilfe zu schaffen.

Autor: P.E.R. Agency GmbH

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In jedem Fall heißt es Ruhe bewahren, wenn die Deadlines immer enger werden. Hektik ist der schlechteste Ratgeber. Unnötige Ablenkung vom Wesentlichen gilt es zu vermeiden. Nicht jede E-Mail muss sofort gelesen werden. Wer sich durch das Pop-Up-Fenster bei jeder eintreffenden E-Mail ablenken lässt, sollte diese Funktion ausschalten. Wer feste Strukturen schafft, kann seinen Alltag deutlich besser bewältigen und in der Konsequenz entspannter durch die Arbeitswoche gehen. Dazu gehört das Planen der einzelnen Tage in Form von To-Do-Listen. An welchem Tag steht welches Projekt oder welche Tätigkeit an? Wie lange ist dafür jeweils realistisch einzuplanen?

Eine praktische Hilfestellung bietet bei diesem Prozess die ALPEN-Methode, bei der jeder Buchstabe für eine bestimmte Tätigkeit steht. A heißt das Notieren aller Aufgaben, um sich so einen Überblick zu schaffen. L steht für die Länge jeder einzelnen Aufgabe, die einzuschätzen ist. P ist der Buchstabe für Puffer. Es sollte nur 60 % der täglichen Arbeitszeit verplant werden, damit ein Freiraum für unvorhersehbare Tätigkeiten gegeben ist. E ist die Abkürzung für Entscheidungen, die die vorhandenen Aufgaben in wichtig und weniger wichtig einteilt. N bedeutet Nachkontrolle: Ist wirklich alles erledigt?

Die Grafik zeigt die Bedeutung von dem Akronym Alpen: A Aufgaben aufschreiben, L Länge einschätzen, P Pufferzeit einplanen, E Entscheidungen priorisieren, N Nachkontrollieren.

ALPEN-Methode

Eisenhower-Prinzip

Oft hakt es am richtigen Sondieren der Prioritäten, um das Zeitmanagement zielgerichtet zu organisieren. Eine Möglichkeit dazu bietet das Eisenhower-Prinzip. Es ist zwar nach dem damaligen US-Präsidenten benannt, aber der Ursprung geht vermutlich auf eine seiner Reden 1954 zurück, in der einen Akademiker zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“. Diese Aussage bringt die Maxime gut auf den Punkt, da sie mit einer Matrix die Anleitung für den Umgang mit Prioritäten gibt.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

  • Dringend und wichtig: sofort selbst erledigen.
  • Dringend und nicht wichtig: an kompetente Mitarbeiter delegieren.
  • Nicht dringend, aber wichtig: Aufgabe exakt terminieren und dann persönlich erledigen.
  • Nicht dringend und nicht wichtig: nicht bearbeiten (Papierkorb).
Die Grafik zeigt eine Vierfelder Tafel mit den Kategorien: wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend.

Eisenhower-Prinzip

E-Mail-Flut bewältigen

E-Mails sind aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Doch die Masse der elektronischen Post kann einem schnell über den Kopf wachsen. Damit E-Mails nicht zum Stressfaktor werden, ist gute Organisation gefragt.

Viele Unternehmen haben das Stress-Potenzial der E-Mail-Kommunikation längst erkannt - und durch spezielle Regeln eingedämmt. Dennoch ist gerade bei diesem Thema auch Eigenverantwortung gefragt: Jeder einzelne hat es - zumindest teilweise - selbst in der Hand, ob die elektronische Kommunikation Segen oder Fluch ist.

Es lohnt sich daher, sich kritisch zu hinterfragen, inwiefern man selbst den Umgang mit dem Medium optimieren kann. Die folgenden Tipps liefern Anregungen für einen effizienteren Umgang mit der elektronischen Post:

Jemand tippt auf einem Laptop und hat dabei ein Handy in der anderen Hand. Im Vordergrund werden virtuelle Symbole angezeigt.

7 Tipps, um die E-Mail-Flut zu bewältigen

1

E-Mail-Programm zwischendurch schließen

Der große Vorteil der elektronischen Kommunikation - die Schnelligkeit und Unmittelbarkeit - hat sich längst zu einem Problem entwickelt. Laufend trudeln neue E-Mails im Posteingangsordner ein - und machen sich zudem oft durch eine Statusmeldung oder gar einen Signalton bemerkbar. Doch das führt häufig zu der absurden Situation, dass jede neue E-Mail den eigentlichen Arbeitsfluss stört. Es ist daher sinnvoll, zwischendurch das E-Mail-Programm zu schließen - und sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Wenn keine betrieblichen Gründe dagegen sprechen, ist es zudem gut, den Posteingang nur mehrmals am Tag zu öffnen - und die Korrespondenz gebündelt zu bearbeiten. In keinem Fall sollte man sich den Arbeitsrhythmus vom E-Mail-Programm diktieren lassen.

2

Posteingang überfliegen und Unwichtiges sofort löschen

Wenn Sie die Mails gebündelt bearbeitet können, empfiehlt es sich, immer zuerst nur die Betreffzeilen zu lesen - und die Nachrichten dabei vorzuselektieren. Markieren Sie den Spam und löschen Sie alles, was offenbar unwichtig ist.

3

Sinnvolle Ordner-Struktur etablieren

Auch beim E-Mail-Verkehr gilt: Ordnung ist das halbe Leben. Missbrauchen Sie daher nicht Ihren Posteingangs-Ordner als Ablage für alles. Sondern legen Sie die Nachrichten in separaten Ordnern ab, zum Beispiel mit der Bezeichnung eines Vorgangs. Newsletter können Sie in Unterordner umleiten, die Sie bei Bedarf öffnen. Und auch Ordner mit den Bezeichnungen "Antwort offen" oder "Noch erledigen" sind gegebenenfalls entlastend. So ist es möglich, mit leerem Posteingangs-Ordner in den Feierabend zu gehen.

4

Datei-Anhänge systematisch ablegen

Auch für wichtige Dokumente aller Art sollte das E-Mail-Programm nicht als Speicherplattform missbraucht werden. Sondern legen Sie als Anhang empfangene Textdokumente, Tabellen und Bilder immer außerhalb des E-Mail-Programms ab. Dann können Sie anschließend die dazugehörige Mail löschen, sofern diese sonst keine wichtigen Informationen enthält.

5

Spam immer als solchen markieren und ausfiltern

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit - dennoch gehen viele hierbei nicht systematisch vor. Denn die modernen Filterprogramme, die Nachrichten mit Spamverdacht kennzeichnen oder in spezielle Ordner verschieben, sind lernfähig. Daher gilt: Nervige Werbung für Potenzmittel sollte man nicht einfach nur löschen, sondern immer als Spam kennzeichnen. Nur so kann das Programm lernen und die Absenderadresse gleich auf den Index setzen.

6

Sparsam mit elektronischen Kopien umgehen

Eine der beliebtesten E-Mail-Funktionen ist das CC-Feld. Dort werden immer wieder die Adressen von Mitarbeitern eingetragen, die nur bedingt mit der jeweiligen Thematik zu tun haben. Doch gerade der großzügige Umgang mit der CC-Funktion ist ein Grund für das enorme Aufkommen an E-Mails. Hinterfragen Sie Ihren eigenen Umgang mit der CC-Funktion - zum Beispiel, indem Sie sich überlegen, ob Sie dasselbe Schreiben ebenfalls kopieren und mehrfach verschicken würden, wenn es ein Brief aus Papier wäre. Wenn Ihre eigene Mailadresse immer wieder bei Nachrichten im CC-Feld landet, die für Sie bestenfalls am Rande relevant sind: Fragen Sie doch einmal beim Absender nach, warum er Sie von diesem Vorgang in Kenntnis gesetzt hat.

7

Medienbruch bewusst herbeiführen

Zwar lautet eine Grundregel guter Kommunikation: Wenn der Absender ein bestimmtes Medium, zum Beispiel E-Mail, wählt, gehört es zum guten Ton, auf demselben "Kanal" zu antworten. Doch gerade beim Medium E-Mail führt das immer wieder zu einem regelrechten Ping-Pong-Spiel - insbesondere wenn es darum geht, nicht nur allgemein zu informieren, sondern einen bestimmten Sachverhalt zu klären. Häufig wäre hier ein kurzes, klärendes Telefongespräch effektiver. Denn dann kann der Kommunikationspartner sofort reagieren - und muss nicht für jede einzelne Rückfrage erneut eine Nachricht verfassen. Seien Sie sich also bewusst, dass ein Medienbruch die Effizienz der Kommunikation deutlich erhöhen kann. Und das gilt in beide Richtungen: Es kann sehr sinnvoll sein, das Ergebnis eines Gespräches kurz in einer E-Mail zusammenzufassen - und diese dann auch in CC an Kollegen zu schicken, für die der Inhalt ebenfalls relevant ist.

Quelle
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