Struktur im Arbeitsalltag
Nervosität macht sich breit. Der Berg unerledigter Aufgaben türmt sich auf. Dabei sollte er doch eigentlich kleiner werden. Wie kann das trotz eifriger Tätigkeit sein? Oft helfen schon einige Kniffe, dieses Phänomen zu begrenzen oder ihm gar Abhilfe zu schaffen.
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In jedem Fall heißt es Ruhe bewahren, wenn die Deadlines immer enger werden. Hektik ist der schlechteste Ratgeber. Unnötige Ablenkung vom Wesentlichen gilt es zu vermeiden. Nicht jede E-Mail muss sofort gelesen werden. Wer sich durch das Pop-Up-Fenster bei jeder eintreffenden E-Mail ablenken lässt, sollte diese Funktion ausschalten. Wer feste Strukturen schafft, kann seinen Alltag deutlich besser bewältigen und in der Konsequenz entspannter durch die Arbeitswoche gehen. Dazu gehört das Planen der einzelnen Tage in Form von To-Do-Listen. An welchem Tag steht welches Projekt oder welche Tätigkeit an? Wie lange ist dafür jeweils realistisch einzuplanen?
Eine praktische Hilfestellung bietet bei diesem Prozess die ALPEN-Methode, bei der jeder Buchstabe für eine bestimmte Tätigkeit steht. A heißt das Notieren aller Aufgaben, um sich so einen Überblick zu schaffen. L steht für die Länge jeder einzelnen Aufgabe, die einzuschätzen ist. P ist der Buchstabe für Puffer. Es sollte nur 60 % der täglichen Arbeitszeit verplant werden, damit ein Freiraum für unvorhersehbare Tätigkeiten gegeben ist. E ist die Abkürzung für Entscheidungen, die die vorhandenen Aufgaben in wichtig und weniger wichtig einteilt. N bedeutet Nachkontrolle: Ist wirklich alles erledigt?
ALPEN-Methode
Eisenhower-Prinzip
Oft hakt es am richtigen Sondieren der Prioritäten, um das Zeitmanagement zielgerichtet zu organisieren. Eine Möglichkeit dazu bietet das Eisenhower-Prinzip. Es ist zwar nach dem damaligen US-Präsidenten benannt, aber der Ursprung geht vermutlich auf eine seiner Reden 1954 zurück, in der einen Akademiker zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“. Diese Aussage bringt die Maxime gut auf den Punkt, da sie mit einer Matrix die Anleitung für den Umgang mit Prioritäten gibt.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
- Dringend und wichtig: sofort selbst erledigen.
- Dringend und nicht wichtig: an kompetente Mitarbeiter delegieren.
- Nicht dringend, aber wichtig: Aufgabe exakt terminieren und dann persönlich erledigen.
- Nicht dringend und nicht wichtig: nicht bearbeiten (Papierkorb).
Eisenhower-Prinzip
